Dienstreise im Schulden-Lexikon

Verlässt ein Arbeitnehmer vorübergehend seinen normalen Arbeitsplatz um aus beruflichen Gründen in anderen Orten und Gebieten tätig zu sein, handelt es sich im lohnsteuerrechtlichen Sinn gesehen um eine Dienstreise. Nicht zu verwechseln ist die Dienstreise jedoch mit der sogenannten Einsatzwechseltätigkeit, die dann entsteht, sollte der Arbeitnehmer im Rahmen seines Berufes regelmäßig an wechselnden Örtlichkeiten eingesetzt werden. In diesem Fall braucht der Arbeitgeber für die Fahrten zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz keinen Fahrtkostenzuschuss zu leisten, da die Kosten unter den privaten Bereich des Arbeitnehmers fallen. Auch wenn sich die Dienstreise über einen längeren Zeitraum als drei Monate hinauszieht, ergeben sich andere Aspekte. In diesem Fall würde es sich um eine regelmäßige neue Arbeitsstätte handeln, wobei keine steuerlichen Vergünstigungen als Dienstreise mehr in Betracht kämen. Nach Ablauf dieser dreimonatigen Frist wird der Ort, an dem die auswärtige Tätigkeit ausgeführt wird, als neue regelmäßige Arbeitsstätte behandelt. Die Frist zur Begünstigung von Dienstreisen beginnt ab diesem Zeitpunkt neu. Sämtliche Aufwendungen, die bedingt durch eine Dienstreise entstehen, bezeichnet man als Reisekosten. Hierunter fallen neben den Fahrtkosten auch die Kosten für Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand. Für den Fall, dass der jeweilige Arbeitgeber diese Mehrkosten, die für ihn steuerfrei sind, nicht übernimmt, besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, solche Aufwendungen mittels seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzusetzen. Voraussetzung ist jedoch, dass die entsprechende Reise lediglich beruflichen Gründen zuzuordnen ist und nicht im Zusammenhang mit privaten Reisen steht. So ist es zum Beispiel nicht ratsam, einen privaten Urlaub an die Geschäftsreise anzuschließen, da in diesem Fall die Anerkennung der Reisekosten im Bezug auf eine Dienstreise ausgeschlossen ist. Die Höhe der Reisekostenerstattung im Hinblick auf eine Dienstreise hängt maßgeblich von der Entfernung zwischen Heimatort und tatsächlicher Örtlichkeit der vorübergehenden Tätigkeit ab. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, bei höheren Auslagen einen Vorschuss auf die Reisekosten vom Arbeitgeber zu beantragen, den dieser in der Regel auch bewilligen wird.


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